Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
В одной из предыдущих статей я начал рассказывать про управление проектами и начал с самых основ: из чего состоит работа над проектом, кто в этой работе участвует и так далее. Пришло время двинуться дальше и погрузиться в ключевой этап управления проектом — планирование.
Эта статья для новичков в управлении проектами.
Что такое Структура Распределения Работ?
После того как вы приступили к планированию своего проекта, первое, что вы делаете, это определяете работу, которая должна быть выполнена. Структура распределения работ (СРР) – это то, что вы используете, чтобы разделить работу проекта на отдельные части. Создание СРР помогает проекту несколькими способами:
- Во-первых, легче оценить время и стоимость для небольших частей работы;
- Во-вторых, легче назначать работу членам команды;
- В-третьих, разбивая работу на более мелкие части, вы встраиваете контрольные точки в свой проект, которые позволяют измерять прогресс.
СРР содержит два вида задач: Сводные задачи и рабочие пакеты. Сводные задачи – это задачи более высокого уровня, которые каким-то образом суммируют работу проекта. Сводные задачи могут описать каждую часть проекта, в нашем примере это обновление оборудования конференц-центра, реконструкция пространств и так далее.
Количество уровней сводных задач зависит от размера проекта. Несколько уровней будет достаточно для небольшого проекта. В большом или сложном проекте у вас может быть много уровней сводных задач.
Рабочие пакеты являются задачами самого низкого уровня в структуре работ. Они описывают результаты проекта и детали работы, необходимой для достижения результата. В нашем примере в разделе «Установить оборудование» рабочие пакеты могут включать в себя прокладку кабелей, настройку стоек, размещение оборудования, настройку оборудования, подключение к сети и тестирование.
Введение
Считается, что данный раздел должен занимать одну-две, максимум — три или четыре страницы, поэтому в нем необходимо кратко передать саму суть вашего послания. Не нужно подробно расписывать, что и как вы планируете делать — всему этому место в бизнес-плане.
Резюме же представляет собой короткую вытяжку нужной и полезной информации, в которой есть общие данные, выводы и финансовые показатели для оценки рентабельности и общего уровня понимания проекта.
Обратите внимание:
хоть данный пункт и находится в начале, но логичнее писать его в конце, после того, как уже будет общее понимание стратегии, точные цифры и данные.
Не нужно подавать информацию размыто, без конкретики и цифр — велика вероятность того, что вашу идею просто проигнорируют, ведь она не будет выделяться из тысяч подобных предложений.
Построение структуры распределения работ
Лучший способ построить структуру распределения работ – это начать сверху и идти вниз. Под вершиной мы подразумеваем верхний уровень сводных задач. Для более крупных проектов вы можете работать в команде, чтобы определить несколько верхних уровней сводных задач. Затем команда может разделиться на более мелкие группы, чтобы разбить сводные задачи на более мелкие части. В конце все собираются вместе, чтобы рассмотреть результаты и исправить любые нестыковки.
Начните с использования оператора scope и результатов, чтобы определить сводные задачи верхнего уровня. Например, поскольку scope конференц-центра включает в себя обновление оборудования конференц-центра и реконструкцию комнат конференц-центра, вы добавляете сводные задачи для их решения.
Затем разбейте каждую из сводных задач на более мелкие части. Здесь промежуточные результаты пригодятся для определения сводных задач и рабочих пакетов более низкого уровня. Например, проект конференц-центра включает в себя список действий для подписания контрактов с третьими сторонами. Это получение предложений, выбор поставщиков, согласование и подписание контрактов.
Вам может быть интересно, на сколько уровней должен разбиваться проект. Есть золотое правило, которое используют большинство руководителей проектов – создавать рабочие пакеты, выполнение которых занимает от восьми до 80 часов. Подумайте о том, чтобы разбить работу по проектам так, чтобы она соответствовала частоте ваших отчетов о состоянии. При таком подходе прогресс будет намного заметен, а задачи будут выполняться как раз перед составлением отчета о ходе проекта.
Вы можете использовать следующую оценку, чтобы узнать, правильно ли вы разбили работу. Время и стоимость легко оценить. Состояние легко измерить. Различные части проекта могут требовать разных уровней распределения. Одна часть проекта может включать больше работы, поэтому вы можете разбить ее на три уровня. Если другая часть проекта проще, вам может понадобиться только два уровня. Не беспокойтесь о начальной организации вашей СРР, вы можете изменить ее позже, когда узнаете больше о проекте.
Зачем и кому он нужен
Кто потребует от вас бизнес-план:
- Банк. Помимо залога и поручителей, ему нужны дополнительные гарантии. Если вы просто скажете, что хотите торговать iPhone, вас отправят куда подальше. А вот придете с четким планом (сколько денег понадобится, когда начнет капать первая прибыль), и вам с радушием выдадут кредит.
- Сотрудники. Они хотят знать перспективы карьерного роста, а также не развалится ли компания за первый месяц. Показывать весь план необязательно. Достаточно общих сведений. Пока у организации нет репутации, нужно добиться доверия людей. Иначе с чего бы таланту идти к вам, если ему предложили место в корпорации Samsung.
- Вы. Даже книги редко пишут импровизируя. В этом случае бизнес-план – это пошаговая инструкция, которая говорит, что делать сегодня для достижения желаемого.
Отсутствие бизнес-плана обернется тем, что вы будете в одиночку тянуть дело. Дальновидности никакой, поэтому любой конкурент с легкостью обыграет и оставит в банкротах.
Как создавать рабочие пакеты?
Чтобы дать вашей команде необходимую информацию, создайте документы рабочих пакетов, которые подробно описывают работу, определенную в СРР. Уровень детализации, который вы включаете в документ рабочего пакета, зависит от таких вещей, как знакомство с работой и опыт человека, назначенного для выполнения задачи.
Например, для менее опытного работника можно составить более подробный список работ, с другой стороны, для опытного работника можно составить контрольный список того, что нужно сделать. Если специфика работы описана где-то еще, вы можете обратиться к другому документу, который содержит такую информацию.
Документ рабочего пакета делает больше, чем просто описывает работу. Он также определяет, как вы узнаете, что задача выполнена и была ли она выполнена правильно. Для некоторых задач вы можете включить соответствующие критерии успеха. Или добавьте описание того, что должно быть, когда задача выполнена.
Оценка времени и стоимости проекта
В проектах вы оцениваете две вещи: время и стоимость. Вы оцениваете время, потому что оно влияет как на график проекта, так и на его стоимость. Вы также оцениваете расходы, которые не основаны на времени, например, на материалы, которые вам нужны, или на поездки.
Во время инициации и планирования вы работаете с основной группой планирования, состоящей из людей, знающих о проекте. Эта команда планирования помогает вам разработать ваши первоначальные оценки. Позже, во время выполнения проекта вы можете получить более точные оценки от людей, назначенных для выполнения конкретных задач.
Оценки не должны быть идеальными. Для выбора проекта может быть достаточно оценки плюс или минус 75%. По мере того как вы узнаете больше о проекте во время планирования и выполнения, ваши оценки становятся более точными, в идеале, плюс-минус 10%.
Есть несколько методов, которые вы можете использовать для оценки. По возможности основывайте свои оценки на аналогичных проектах, которые уже завершены. Если вы столкнулись с неизвестным проектом, тогда подумайте о привлечении экспертов, знакомых с работой, таких как консультанты.
С помощью параметрических моделей вы рассчитываете работу и стоимость на основе некоторой меры, такой как количество квадратных метров для строительства, например. Этот метод хорошо работает, когда у вас есть данные из многих похожих проектов.
Метод оценки и анализа проектов (Project Evaluation and Review Technique), сокращенно обозначается как PERT, использует лучшие, худшие и наиболее вероятные результаты для оценки проекта. Это хороший подход, если проект вам незнаком или имеет большую неопределенность.
Теперь поговорим, как работает техника Дельфи. Для начала вы просите нескольких экспертов составить оценки независимо друг от друга. Затем вы делитесь результатами с группой, сохраняя оценки анонимно, чтобы исключить любое влияние на результат.
Далее, вы попросите каждого эксперта провести повторную оценку. Повторите этот шаг еще несколько раз, а затем используйте среднее значение последнего сеанса в качестве окончательного оценочного значения.
Оценку стоимости проекта вы можете оценить методами сверху вниз или снизу-вверх. Нисходящая оценка эффективна для крупных проектов или предварительных приблизительных оценок. Вы оцениваете фазы или основные компоненты, а затем разбиваете эти оценки на более мелкие части, пока не дойдете до отдельных задач. Оценка снизу-вверх означает, что вы оцениваете каждую задачу, а затем складываете ее, пока не получите оценку для всего проекта.
Используя проект, над которым вы работаете, определите, какой метод оценки наиболее целесообразен, а затем определите людей, которые могут помочь вам его оценить. Наконец, попросите руководство выделить время и деньги на непредвиденные обстоятельства, чтобы вы могли активно решать возникающие проблемы.
Виды
Делать один бизнес-план для всех – гиблое дело. При составлении нужно отталкиваться, для кого вы пишете. Здесь всего 2 варианта:
- Внутренний. Не выходит за пределы организации. Делаем акцент на расходах, бюджете, объеме производства, имуществе. Прописываем и наихудшую ситуацию, в которую может попасть предприятие.
- Внешний. Создается для чиновников, инвесторов, банков. Цель: произвести впечатление и выпросить деньги. Статистику, расчеты подкрепляем фактами. Диаграммы, фото приветствуются.
Создание плана управления ресурсами
В плане управления ресурсами вы определяете и документируете роли и обязанности в проекте, кто перед кем отчитывается, и навыки, необходимые для выполнения работы над проектом. План управления ресурсами также включает в себя план по набору персонала, который описывает все этапы вовлечения персонала в проект.
Для начала создайте Матрицу ответственности. Матрица ответственности определяет, кто будет принимать или утверждать решения, команды, выполняющие работу, и с какими командами следует консультироваться или информировать их о том, что происходит в проекте.
Матрица ответственности включает четыре категории ответственности:
- Группа, которая несет ответственность за выполнение работы;
- Группа, которая получает информацию;
- Консультационная группа, с которой вы обсуждаете принятие решений.
- Группа, которая принимает или одобряет решения и делегирует работу.
Если вы используете ресурсы из других организаций, например, аутсорсинговые, субподрядные или партнерские соглашения, в матрице ответственности запишите, какой вклад вносят все эти группы.
Вторым шагом в создании плана управления ресурсами является создание организационной структуры проекта, которая показывает иерархию и структуру отчетности для людей, вовлеченных в проект или работающих над ним. Она определяет цепочку управления, чтобы вы знали, с кем поговорить, если вам нужно ускорить обработку запроса или принятия решения.
Определите тип и количество опытных членов команды, необходимых для проекта. Матрица навыков – это инструмент, который вы используете для определения этих требований к ресурсам.
Чтобы создать матрицу навыков, необходимо следующее:
- Изучите свои рабочие пакеты и определите навыки, необходимые для каждого из них;
- Создайте матрицу с задачами вашего проекта в строках и навыками, которые вам нужны в столбцах;
- Отметьте те места, где задачи требуют определенного навыка;
- Оцените количество ресурсов, необходимое для каждого навыка.
| Задачи | Знания бизнеса | Менеджмент | Дизайн | Дизайн помещений | Установка оборудования | Ремонтные работы |
| Установка требований | x | x | x | x | ||
| Контактировать с поставщиками | x | |||||
| Обновление дизайна | x | x | ||||
| Установка оборудования | x | |||||
| Дизайн помещений | x | x | ||||
| Ремонтные работы | x | |||||
| Тестирование | x | x | ||||
| Людей необходимо | 1 | 1 | 2 | 1 | 8 | 5 |
| Недельная ставка | 15 000 руб | 14 000 руб | 8 000 руб | 9 000 руб | 5 000 руб | 9 000 руб |
| Предполагаемое количество недель | 2 | 4 | 4 | 1 | 6 | 6 |
| Итого | 30 000 руб | 56 000 руб | 64 000руб | 9 000руб | 240 000руб | 270 000 руб |
Итого: 669 000 рублей
Как только вы подсчитаете, сколько ресурсов вам необходимо, вы умножите это число на среднюю ставку оплаты, чтобы оценить стоимость рабочей силы.
На третьем шаге планирования вы разрабатываете подробное штатное расписание. В этом плане укажите, где вы планируете получать ресурсы, например, на месте или на стороне. Определите любые требования к обучению для привлеченных в проект ресурсов. Документируйте процессы, чтобы каждый знал, что делать на своем участке. Управляйте людьми и освобождайте их от проекта, когда их работа будет завершена.
План управления ресурсами документирует, кто что делает, кто перед кем отчитывается, какие ресурсы вам нужны, и как вы будете ими управлять, пока они являются частью вашей команды.
Пример резюме бизнес-плана сферы обслуживания
| Название организации | «Shoes Express» |
| Организационно правовая форма | ООО код КОПФ-65 |
| Форма собственности | Частная собственность Код ОКФС 16 |
| Численность работников за год | 10 |
| Уставной капитал | 500 000 рублей |
| Валовой оборот за 2021 год | 1 500 000 рублей |
| Контактные данные | г. Москва, ул. Лесная, д. 43, телефон +7 499 000 000 |
| Р/счет | NNNNNN |
| Руководитель проекта | Иванов Иван Иванович. Предыдущая должность: вице-президент . |
| Цель проекта | Открытие интернет-магазина по продаже обуви ручной работы. |
| Описание организации | существует более одного года на рынке. Объем продаж за предыдущий год составляет более 5000 проданных обувных изделий для женщин и мужчин. |
- генеральный директор — Иванов Иван Иванович;
- главный бухгалтер — ХХХХХХХХХХ;
- отвечающий за ИТ-отдел — ХХХХХХ.
Создание графика работы проекта
Структура распределения работ определяет работу, которую люди должны выполнить, чтобы завершить проект, но она не говорит вам, сколько времени займет работа или когда она может быть выполнена. Для этого вам нужно превратить ваш список задач в график.
Во-первых, разместите задачи в правильной последовательности. То есть укажите, какие задачи должны завершиться, прежде чем начнутся другие, какие задачи начнутся или завершатся одновременно и так далее. Например, вы не можете подключить оборудование к сети до тех пор, пока оборудование не будет установлено и кабели не будут проложены.
Чтобы упорядочить задачи, вы указываете зависимости между задачами проектов. Мы рассмотрим зависимости более подробно чуть позже. На данный момент наиболее распространенным типом зависимости является окончание-начало.
Во-вторых, вам нужно оценить время, которое займет каждая задача. Оценка времени и порядок выполнения задач помогают определить, сколько времени займет весь проект. Вы должны оценивать как можно точнее, потому что недооценка и завышение приводят к проблемам в проекте.
В-третьих, вам необходимо идентифицировать людей в вашей проектной команде и назначить их для выполнения задач. С правильно рассчитанным временем и людьми, назначенными для выполнения работы, вы можете рассчитать продолжительность задачи.
Наконец, примите во внимание другие ограничения, такие как сроки и доступность ресурсов. Если ваш первоначальный график не совсем соответствует вашим ожиданиям, вы можете настроить его несколькими способами, независимо от того, пытаетесь ли вы сократить график, сократить расходы или сбалансировать рабочие нагрузки сотрудников.
Организация работ по проектному планированию
Планирование проекта является процессом формирования решений, которые определяют последовательность проектных работ и мероприятий. Оно играет главенствующую роль в проект-менеджменте, представляя собой организующее начало процесса реализации проекта.
Проектное планирование включает в себя несколько этапов:
- Постановку целей и задач
- Расчет ресурсов
- Создание графика продолжительности работ
- Оптимизацию графика выполнения работ
- Организацию выполнения работ
- Создание календарного плана нарастания трудоемкости работ
- Контроль хода работ
- Корректировку хода работ
План осуществления проекта – это комплексный план, содержащий исчерпывающую систему задач и целей, детальных работ, действий и мероприятий по достижению главной цели проекта. Составлению плана реализации нужно уделять повышенное внимание, стремясь избегать типичных ошибок, таких как:
- Постановка ошибочных целей
- Использование неполной информации
- Игнорирование прошлого опыта
- Игнорирование вопроса доступности ресурсов
- Недостаток внимания координации участников проекта
- Игнорирование мотивации исполнителей
- Чрезмерное внимание детализации плана
- Составление плана ради плана и игнорирование контроля следования плану
Несмотря на достаточно большое количество ошибок и их специфичность, обойти их стороной помогает учет всех элементов планирования, о которых мы вам рассказали. Важно только помнить, что планирование проекта – это систематизированное упорядочивание задач, целью которого является достижение основного результата – реализации проекта. А с учетом того, что план всегда содержит в себе указания к действиям и сами действия, его можно смело считать эталоном или ориентиром, с которым будут сравниваться фактические показатели. Если же в результате подобных сопоставлений будут найдены какие-либо расхождения, необходимо предпринимать меры по корректировке плана.
Во втором уроке мы поговорим о другом важном для руководителя элементе проект-менеджмента – управлении командой. Будут рассмотрены такие вопросы, как состав участников проекта, функции проект-менеджера, особенности формирования и развития проектной команды, признаки и состав команды, урегулирование конфликтов и ряд других.
Создание бюджета проекта
Стоимость проекта является одним из трех ключевых ограничений, которые вам необходимо решить. И бюджет проекта – ваша отправная точка. Бюджет проекта должен отражать реальную оценку стоимости работ, которые вы определили в структуре распределения работ. Если ваша оценка нереально высока, проект может быть отменен.
Если оценка будет слишком низкой, проект не принесет финансовой выгоды. Вы оцениваете общую стоимость проекта, рассчитав все затраты, связанные с выполнением проектной работы, включая затраты на оплату труда, материалы и другие расходы, такие как поездки.
В начале проекта вы можете оценить затраты для первых нескольких уровней структуры вашей работы, чтобы получить приблизительную оценку бюджета проекта. Затем вы сможете создавать более точные оценки, узнавая больше о проекте.
Стоимость рабочей силы обычно составляет большую часть стоимости проекта. Если вы нанимаете поставщиков или подрядчиков, их расходы напрямую идут на оплату труда по проекту. Сотрудникам обычно платится их зарплата и вознаграждения.
В проектах могут использоваться другие типы временных ресурсов, например, оборудование или офисные помещения, которые вы арендуете. Включайте это оборудование и другие временные затраты в свои расчеты.
Наконец, не забудьте включить другие виды вспомогательных расходов, которые не вписываются в предыдущие три категории. Например, дорожные расходы, расходы на обучение и регистрационные сборы попадают в эту категорию.
В большинстве проектах руководство выделяет деньги на проект. Если ваша оценка стоимости превышает выделенную сумму, вам, возможно, придется подумать, как снизить стоимость проекта. Например, вы можете устранить ненужные расходы, найти менее дорогие ресурсы, сократить объем и т.д. Бюджет проекта – это целевой показатель, к которому нужно стремиться при управлении проектом.
Планирование проекта по временным параметрам
Временные параметры следует понимать здесь как временные периоды, в течение которых планируется выполнить работы и пакеты работ, а также точки контроля процесса реализации проекта. Время – важнейший фактор, воздействующий на эффективность осуществления всего замысла.
Сроки реализации элементов проекта и всего проекта всегда планируются заблаговременно, и, конечно же, желательно их минимизировать. Но минимизация сроков ограничена тремя параметрами: техническими возможностями, технологическими требованиями и качеством работ. Все это должно учитываться при планировании.
Планирование по временным параметрам – ключевой элемент проект-менеджмента, включающий в себя несколько составляющих. Этими составляющими являются:
- Концепция управления проектом по временным параметрам
- Календарное планирование проекта
- Контроль хода проектных работ
- Анализ и урегулирование хода работ
- Закрытие управления проектом
Нередко проект бывает сложно завершить к установленным срокам. Причиной тому служит нечеткое понимание того, чем именно нужно управлять, причем большая часть проблем возникает еще на этапе планирования.
Причиной расхождений с календарным планом могут быть задержки поставок, недостаток ресурсов и т.п. Если же неверно определены масштабы и предметные области проекта, впоследствии придется вносить корректировки в работы и календарный план.
Когда руководитель имеет дело с типовыми повторяющимися проектами, удобно использовать прошлый опыт, позволяющий точно определить время и последовательность действий, хотя на практике проекты повторяются крайне редко.
Если говорить о причинах временных потерь в проекте, то к ним можно отнести:
- Ненадлежащее управление качеством и составлением смет
- Отсутствие резервного плана при непредвиденных затратах
- Некачественное распределение рисков среди участников проекта
- Отсутствие структуры в системе коммуникаций
- Трудновыполнимая система проектной отчетности
А еще одной важной составляющей управления проектом по временным параметрам является управление личными временными ресурсами. Это актуально для каждого исполнителя и участника проекта, но в большей степени важно для руководителя, т.к. он ответственен за успех проекта, а значит, ему нужно успевать проделывать массу всевозможных работ.
Для улучшения управления личным временем желательно применять так называемые формы. Форма – это список необходимых для выполнения работ с указанием исполнителей и сроков выполнения. Наиболее приоритетные работы следует переносить во временные блоки планировочного календаря. Планировочный календарь может выглядеть так:
или так:
В пустые временные блоки можно вносить внеплановые события или работы меньшей приоритетности. В случаях, когда объем работ больше количества времени, работы могут планироваться на несколько дней вперед. Но злоупотреблять этим не стоит, иначе могут возникнуть задержки в выполнении высокоприоритетных задач. А с учетом того, что в последующие дни приоритет низкоприоритетной работы может повышаться, все задания следует выполнять своевременно.
Для эффективного тайм-менеджмента нужно грамотно устанавливать приоритеты и действовать в соответствии с ними. Руководитель проекта не должен отвлекаться на второстепенные и нечеткие задачи и медлить с принятием важных решений. Также он должен уметь делегировать полномочия.
И последнее, на чем мы заострим внимание в первом уроке, – это некоторые организационные моменты.
Определение рисков в проекте
Каждый проект сталкивается с рисками. Если вы не планируете, как с ними бороться, вы тратите слишком много времени на разного рода исправления, и это может стоить вашему проекту времени и денег. Чтобы избежать этого, вы должны сначала определить риски, с которыми сталкивается ваш проект.
Различают две категории рисков – «известные неизвестные», которые можно идентифицировать и проанализировать, и «неизвестные неизвестные», которые невозможно идентифицировать и спланировать ответные действия. Несколько примеров рисков, которые часто возникают в проектах:
- Сложность работы технологии, ее неисправность или ее завышенная стоимость;
- Рассредоточенная глобальная команда увеличивает время в принятии решений из-за разности часовых поясов. Сложность в общении из-за разности культур и языкового барьера;
- Неэффективная командная работа из-за неправильного распределения ролей;
- Ограниченные возможности из-за потребности в людях с редкими навыками.
Старайтесь работать со всеми членами вашей команды, чтобы определить риски. Поговорите с экспертами из разных частей проекта о рисках, которые они могут предвидеть. Спросите ключевых людей в проекте, что они думают, и спросите других менеджеров проекта о рисках от подобных проектов.
Для каждого определенного вами риска заполните форму с информацией о нем, например, какие задачи затронуты, какие цели находятся в опасности, каковы последствия и так далее.
До сих пор мы рассматривали риски, которые мы можем предвидеть, но что вы делаете с рисками, которые вы не можете предсказать, называемыми «неизвестными неизвестными»? Эти риски проявляются из ситуаций, которые настолько вне этого мира, что они никогда не происходят с вами.
Поскольку вы не можете идентифицировать эти риски, вы справляетесь с ними, выделяя средства на непредвиденные расходы. Резервные фонды являются широко используемым методом реагирования на «неизвестные» риски, которые вы не можете предвидеть, а также на небольшие риски, которые предсказуемы. Вопрос в том, сколько средств вы должны выделить? Многие компании используют процент от бюджета проекта, но используемый процент обычно основывается на прошлом опыте.
В случае возникновения рисков они могут повлиять на ваш проект, например, вызвать задержки или увеличить стоимость. Чтобы минимизировать влияние негативных рисков или воспользоваться их преимуществами, сначала необходимо определить риски, с которыми сталкивается ваш проект.
Что представляет собой резюме
Резюме — это документ, содержащий основную информацию о проекте. Как правило, резюме размещается на второй странице бизнес-плана после титульного листа.
Цель документа — привлечь внимание и вызвать интерес у стейкхолдеров или внешних участников проекта.
Как показывают исследования журнала «Контур», 80% инвесторов начинают изучение бизнес-плана с резюме. Около 60% всех проектов получают отказ из-за плохо написанного вводного документа. Второй по популярности раздел, который любят просматривать инвесторы — это финансовый свод данных, который также отражается в резюме.
Назначение резюме — раскрытие основной идеи и отражение всех аспектов проекта.
Согласно исследованию BCG Group, 93% проектов не могут раскрыть в резюме всю информацию, представленную в бизнес-плане.
Главное правило написания вводного документа:
- лаконичность информации;
- обоснование идеи при помощи финансовых расчетов;
- приведенные факты об анализе рынка необходимо подкрепить авторитетными источниками.
Создание плана управление рисками проекта
После определения рисков следующим шагом в разработке плана по управлению ними является анализ каждого выявленного вами риска. Анализ рисков сводится к тому, чтобы задать два вопроса. Сначала спросите, какова вероятность того, что риск произойдет? Например, современные технологии известны своей проблематичностью, поэтому вероятны технологические риски. Второй вопрос: насколько велико воздействие на проект, если это происходит?
После того как вы проанализируете все риски, следующим шагом будет установление приоритетов рисков и определение того, какими из них вы собираетесь управлять. Например, если вы делите вероятность рисков на низкую, среднюю и высокую, то вы можете решить управлять рисками, если их вероятность или влияние являются средними или высокими.
Следующим шагом в плане управления рисками является определение того, как вы будете реагировать на каждый риск в вашем плане:
- Самый простой вариант – просто принять последствия. Это хорошо для рисков с низкой вероятностью и влиянием.
- Другим вариантом для менее значительных рисков является использование непредвиденных средств для решения этой проблемы.
- Избежание риска – другой подход. Например, изменение масштаба проекта для удаления рискованной части в проекте или, например, вы можете зарезервировать достаточное количество времени, чтобы заменить неработающую технологию, с наименьшим влиянием на ход проекта.
- Снижение риска означает принятие мер по снижению последствий. Например, создав прототип, вы узнаете, работает ли эта технология на ранней стадии.
- Передача риска означает просто передачу риска третьему лицу, как это бывает при страховании.
Последний шаг в Плане управления рисками – определение того, как контролировать риски и как на них реагировать. Вы создаете журнал рисков с информацией о каждом риске, которым планируете управлять. В этом журнале обобщается ваш план для каждого риска, описание риска, события или обстоятельства, которые вызывают риск, выбранное вами ответное действие и результат, который вы ожидаете получить от данного действия, если вам придется его использовать.
| Номер риска | Описание | Триггер | Возможность | Влияние | Приоритет | Ответственный | Ответные действия | Ожидаемые результаты | Статус | Заметки |
| 1 | Новое оборудование не работает | Тестирование | Высокая | Высокое | 1 | Андрей | Смягчить | Прототип должен определить, работает ли оборудование | Наблюдение | |
| 2 | Новая технология требует больших реконструкций | Дизайн | Средняя | Среднее | 4 | Елена | Резервные фонды | Дополнительные средства покрывают стоимость реконструкции | План разработан | |
| 3 | Новое оборудование недоступно | Размещение заказа на оборудование | Средняя | Высокое | 2 | Юрий | Избежать | Создать график для своевременного получения оборудования | Наблюдение | |
| 4 | Технология может устареть до завершения проекта | Выпуск абсолютно новой технологии | Средняя | Высокое | 3 | Андрей | Трансфер | Контракт с поставщиком включает пункт о замене любой устаревшей технологии | Наблюдение | |
| 5 | Возможность превышения затрат | Дизайн | Средняя | Среднее | 5 | Елена | Смягчить | Поиск альтернатив для сдерживания стоимости | Наблюдение |
Особенности резюме отраслевых проектов
Как было обозначено ранее, составление бизнес-плана не требует придерживаться какой-то определенной формы. Это обусловлено спецификой отдельных отраслей.
Резюме к бизнес-плану также будут отличаться в зависимости от ключевых моментов определенной сферы деятельности. При составлении, обязательно нужно акцентировать на этом внимание читателя. Если не учесть такие особенности, опытный взгляд профессионала это увидит, и тогда о получении кредита на бизнес можно забыть.
Рассмотрим несколько примеров:
- Сфера обслуживания. Здесь важно добавить анализ расположения предприятия. Особенности местности, численность ожидаемых клиентов, потребность района в продаваемых услугах.
Для объяснения хорошо подходит пример резюме бизнес-плана, написанный для гостиничного комплекса. Надо указать местоположение, от которого зависит число потенциальных клиентов (находится рядом с автомагистралью или прибрежным районом), сезонность (районы у моря — это летний период, для загородной гостиницы — круглый год). Отдельные виды деятельности требуют обязательной регистрации в органах Роспотребнадзора, соблюдение условий заключенного Договора.
- Общепит. Предприятие общественного питания регистрируется за согласованием с местной Администрацией и Роспотребнадзором. Также необходимо получить согласие местного населения в случае, если коммерческое помещение располагается вблизи с жилой площадью.
Так как эта сфера деятельности требует лицензирования и профильных специалистов, наличие разрешения и документов о подготовке кадров указывается в резюме. Рекомендуется отразить информацию о поставщике (наличие сертифицированных документов, наград и поощрений, хорошей репутации у клиентов).
Это показывает, что предприятие заботится о качестве сервиса, который оставит потребителя довольным. Следовательно, поток клиентов будет только возрастать.
- Производственная сфера. Технологическая составляющая в этой сфере играет первоочередную роль. Здесь на первом месте производительность, которая зависит от технического оснащения и задействования новой технологии решения задач.
Как пример резюме к бизнес-плану для производственного предприятия, рассмотрим закупку современного фасовочного оборудования на фабрике. Внедрение такой технологии повысит скорость производства. Это следует обозначить, так как при рассмотрении проекта, кредиторы обратят внимание на технологическое преимущество перед конкурентами и другими предложениями.
Важным аспектом является опыт управленческого звена и профессиональная подготовленность сотрудников. В приоритете всегда будут стоять квалифицированные кадры с опытом работы. Только плюсом будет организация сотрудничества с научными учреждениями для внедрения и освоения новых технологий.
- Торговля. В такой деятельности огромную роль играет спрос и предложение. Важно описать качество предлагаемой продукции, анализ потребительского спроса, оперативность обслуживания.
Необходим специалист по правам потребителя для работы с клиентами. Наличие разрешения для торговли лицензируемыми товарами (сигареты, алкоголь, фармацевтические средства).
Наличие дополнительных услуг и клиентского обслуживания в виде веб-сайта или доставки товара желательно указывать. Организация поставок с известными брендами и востребованность продаваемого товара среди населения лишь увеличит шансы на одобрение плана.
- Услуги повышенной ответственности. Предоставляя услуги с повышенной ответственностью, нужно обратить внимание на наличие страховки ответственности исполнителя.
Например, если пострадает материальная собственность клиента в результате проведения строительных работ, то клиентская страховая программа возьмет на себя возмещение такого ущерба. Для таких случаев следует указывать страхование ответственности в резюме к бизнес-плану.
Создание плана управления качеством
Во время планирования вы должны учитывать качество, которое заинтересованные стороны хотят получить от результатов проекта или конечного продукта. План управления качеством гарантирует, что ваш проект соответствует требуемому качеству. Качество проекта означает соответствие требованиям заказчика и выполнение его в срок и в рамках бюджета.
План управления качеством состоит из трех компонентов:
Во-первых, определите стандарты качества для определенных результатов. Например, качество продукта может включать допустимые размеры или допустимое количество дефектных продуктов в партии. Имейте в виду, что цель состоит в том, чтобы соответствовать установленным стандартам качества.
Очевидно, вам не нужно качество, которое ниже стандартного, т.к. заказчик просто не примет результаты проекта. Вы также не должны стремиться получить качество выше стандарта, т.к. это может отразиться на других деталях проекта, таких как увеличение графика проекта или увеличение затрат.
Во-вторых, разработайте план гарантирования качества проекта. То есть, как вы будете демонстрировать, что стандарты качества были соблюдены. Например, вы можете решить провести тестирование продуктов, сошедших с производственной линии, чтобы статистически определить количество бракованных продуктов в партии.
Вы также можете спланировать свой проект таким образом, чтобы предотвратить появление дефектов. Например, вы можете выбрать более простую конструкцию, которая облегчит производство продукта, что уменьшит количество производимых дефектов.
В-третьих, вы планируете контроль качества. То есть как вы будете контролировать и измерять качество. Суть в том, что вы изучаете или измеряете результаты для того, чтобы увидеть, соответствуют ли они установленным стандартам. Непрерывное улучшение является важной частью управления качеством.
Если вы обнаружите проблемы с качеством, вы можете проанализировать их, чтобы увидеть, как их предотвратить или хотя бы уменьшить их частоту. Например, диаграмма причин и следствий, также называемая «диаграммой рыбной кости», помогает идентифицировать факторы, которые могут привести к проблемам. В свою очередь, эти факторы могут помочь вам найти способы предотвращения проблем.
Другим качественным инструментом является диаграмма Парето, которая показывает, сколько дефектов вызвано каждой причиной. Диаграмма перечисляет причины по количеству создаваемых ими дефектов, поэтому вы можете сначала устранить причины, которые вызывают наибольшее количество дефектов.
Сетевое планирование проектов
Методы сетевого планирования проектов или, как их еще называют, сетевые диаграммы (граф сеть, PERT-диаграмма) представляют собой графическое отображение проектных работ и имеющихся между ними зависимостей. Понятие «сеть» здесь обозначает полный комплекс работ и контрольных точек проекта с установленными зависимостями между ними.
Сетевые диаграммы отображают сетевую модель в виде графика с рядом вершин, которые соответствуют работам, а связывающие их линии отображают взаимосвязи между этими работами. Граф, часто именуемый диаграммой предшествования-следования или сетью типа «вершина-работа», считается самым распространенным отображением сети. Ниже можно увидеть пример фрагмента такого графа:
Есть также тип сетевой диаграммы, называемый сетью типа «вершина-событие», но в практической работе его применяют не так часто. В этом случае работа имеет вид линии, соединяющей два события (узлы графа), отображающие начало и конец определенной работы. Хорошим примером такой диаграммы является PERT-диаграмма – вот она:
Сетевые диаграммы часто путают с блок-схемами, но это не совсем верно, т.к. отличие сетевой диаграммы состоит в том, что она отображает лишь логические зависимости работ, в то время как блок-схема показывает входы, выходы и процессы. Также в диаграмме нет повторяющихся циклов (петель).
Методами сетевого планирования называют методы, нацеленные на максимальное сокращение продолжительности проекта. Их основой служат метод критического пути (МКП или CPM (от англ. Critical Path Method)) и метод оценки и пересмотра планов (PERT (от англ. Program Evaluation Review Technique)).
Под критическим путем понимается максимально продолжительный путь в сети, а работы, имеющиеся на этом пути, называются критическими. От продолжительности критического пути зависит минимальная продолжительность проектных работ. Общую продолжительность проекта можно сократить посредством сокращения критических работ. Таким образом, задержки по выполнению работ влекут за собой и увеличение продолжительности проекта.
Благодаря методу критического пути можно рассчитать примерные календарные графики выполнения пакета работ, основываясь на логической структуре сети и оценках продолжительности выполнения работ по-отдельности, а также установить общий критический путь для проекта.
Есть также понятие полного резерва (запаса) времени. Это разность между датами позднего и раннего начала или окончания работ. Управленческая суть запаса времени состоит в том, что есть возможность для урегулирования финансовых, ресурсных или технологических ограничений, и руководитель проекта может приостановить работу на имеющийся в резерве срок, не опасаясь отрицательно повлиять на конечный срок завершения проекта. Резерв времени критических работ равен нулю.
Горизонтальная линейная диаграмма, где проектные задачи представлены временными отрезками с конкретными временными параметрами (началом, окончанием, задержками и т.д.) называется диаграммой Гантта, и она тоже является неотъемлемой частью сетевого планирования. Вот ее пример:
Для эффективного планирования удобно использовать и PERT-диаграммы, и граф сети, и диаграмму Гантта. Само же сетевое планирование подразумевает описание всей проектной работы в виде комплекса работ с конкретными взаимосвязями между ними. Чтобы рассчитать и проанализировать сетевой график, обычно применяют набор сетевых операций, называемых процедурами метода критического пути.
Сетевая модель разрабатывается поэтапно:
- Определяются списки проектных работ
- Оцениваются параметры работ
- Устанавливаются зависимости между работами
Списки работ нужно определить, чтобы описать всю деятельность по проекту, включая все детали. Работа – это главный элемент сетевой модели. Пакеты работ обуславливают деятельность, которая должна быть выполнена для достижения проектных результатов. Результаты обычно выделяются контрольными точками.
Перед разработкой сетевой модели нужно удостовериться, что нижний уровень СРР включает все работы, гарантирующие достижение частных проектных целей. Сетевая модель – это результат определения зависимостей между работами и добавления связующих событий и работ. В самой общей форме представленный подход основывается на предположении, что любая работа призвана помочь достичь частной цели. Связующие же работы совсем необязательно должны быть направлены на достижение материального результата, т.к. их целью может быть организация проведения того или иного мероприятия и т.п.
Основная задача проект-менеджера – оценить параметры работ. Для этого могут привлекаться другие участники проекта, ответственные за выполнение отдельных заданий проекта. Оценка продолжительности работ и потребности в финансовых средствах и ресурсах самым прямым образом влияет на актуальность ресурсных и стоимостных планов и календарных графиков, которые составляются после анализа сетевой модели. Такую оценку нужно проводить для каждой из работ. Затем на ее основе обобщаются и формируются уровни СРР в проектном плане.
Чтоб отдельные этапы проекта и весь проект в целом были реализованы своевременно, необходимо также планировать проект по временным параметрам. Рассмотрим этот вопрос подробнее.
Построение плана управления изменениями
План управления изменениями поможет вам включить важные изменения в ваш проект, не учитывая те, что не имеют смысла. Во-первых, вам нужно определить элементы, которые вы хотите контролировать, такие как scope проекта, требования к нему или весь план проекта.
Элементы, которыми вы управляете, называются базовыми документами. Например, список требований проекта, утвержденный заинтересованными сторонами, является вашей базовой линией. Если предлагаются новые требования, вы можете использовать процесс управления изменениями, чтобы решить, добавлять ли их в список требований или нет.
Вам также нужна группа людей, которая просматривает запросы на изменения и решает, утвердить их или нет. Эта группа называется Комиссией по Пересмотру Изменений и обычно состоит из ключевых заинтересованных сторон, таких как заказчик, исполнительная команда, группы, участвующие в проекте, функциональные менеджеры, руководители групп и руководитель проекта.
После этого пришло время определить процесс управления изменениями, который будет использоваться, когда кто-то запрашивает изменение. Процесс, который выбирает ваша организация, зависит от таких факторов, как культура компании и размер проекта.
Ниже приведем компоненты, которые имеются в большинстве процессов управления изменениями.
- Первым шагом является документирование и отправка запроса на изменение. Стандартизированная форма запроса на изменение, которую можно заполнить, облегчает оценку изменений, поскольку каждый запрос содержит информацию, необходимую для оценки и принятия решения комиссией по рассмотрению. Как правило, форма запроса на изменение содержит подробности о запрошенном изменении, причине изменения, бизнес-обоснование и результаты, которые оно должно дать.
- На втором этапе кто-то должен оценить запрос и его влияние. Как менеджер проекта, вы можете назначить эту задачу кому-то из вашей команды. Оценщик начинает с определения необходимости изменения. Если это так, он решает, является ли предложенный подход верным или альтернатива была бы лучше. Оценщик оценивает усилия и стоимость, которые потребуются для изменения, влияние на проект, и представляет ли оно какие-либо риски.
- На третьем этапе комиссия по рассмотрению изменений рассматривает запросы на изменения, прошедшие оценку. Она может отклонить запрос на изменение, попросить заявителя предоставить более подробную информацию или пересмотреть запрос, или сразу принять запрос на изменение. Если правление утвердит запрос на изменение, вы обновляете базовые документы, чтобы отразить это.
- Наконец, вы отслеживаете, где находятся запросы на изменение в вашем процессе. Вы можете использовать журнал запросов на изменение, чтобы отмечать статус отправленных запросов. Когда запрос проходит через все этапы, вы обновляете журнал, который отвечает за запрос, оценку воздействия, текущее состояние, а также фактическое влияние.
Вам не нужно отправлять каждый запрос на изменение через процесс управления изменениями. Вместо этого, рассмотрите возможность установки порогов, чтобы руководители групп могли решать, что делать с меньшими запросами. Также неплохо иметь процесс срочных изменений, который требует быстрого решения на заседаниях комиссии по рассмотрению изменений.
Как правильно написать резюме в бизнес-плане
Для того чтобы заинтересовать инвестора или менеджера проекта для получения финансирования бизнеса необходимо разработать качественное резюме бизнес плана. Оформить его можно всего лишь за час, для этого достаточно понят структуру документа.
Что представляет собой резюме
Обзор ключевых разделов
Правила составления резюме
Пример резюме бизнес-плана сферы обслуживания
Видео «Как сделать бизнес план»
Комментарии и Отзывы
Разработка плана закупок
Приобретение продуктов, услуг и навыков может быть намного быстрее, чем пытаться создавать все самостоятельно. Когда вы решите приобрести товары за пределами вашей организации, вам нужно спланировать, как вы собираетесь это сделать. Вот где вступает в силу план закупок.
- Первым шагом в разработке плана закупок является определение того, что вам нужно приобрести. Например, вам нужны люди с необходимыми навыками для вашего проекта. Или вам нужно больше людей, чем доступно в вашей организации. Или проект требует продуктов и материалов.
- Далее, вы документируете свои процессы закупок. В плане закупок указывается, кто занимается закупками, будь то отдел закупок, команда проекта или их комбинация. Также описываются критерии выбора поставщиков: процесс выбора, типы используемых вами контрактов, способы управления этими контрактами и т.д.
- На третьем шаге вы описываете процесс принятия решения о покупке. Чтобы принять обоснованное решение о покупке, важно понимать ваши потребности. Убедитесь, что ваши требования ясны, и расставьте приоритеты, чтобы легче было выбирать продукты, отвечающие вашим требованиям. Прежде чем принять окончательное решение, подумайте о плюсах и минусах покупки. Например, если быстрое завершение вашего проекта имеет решающее значение, тогда покупка обычно является предпочтительным вариантом.
- Последний шаг плана закупок – это список потенциальных продавцов, которые предлагают необходимые вам товары. Опишите, как вы исследовали поставщиков и подрядчиков, а также критерии, которые вы использовали для составления списка.
Планирование закупок гарантирует, что вы принимаете разумные решения о том, стоит ли покупать товары и услуги. Это также помогает сделать процесс закупок более гладким.
Образец резюме бизнес-плана
При написании бизнес-плана необходимо правильно составить резюме, которое является одной из основных его частей. Основная цель данного пункта — заинтересовать инвестора или финансового работника, который будет принимать решение о его жизнеспособности. Практика показывает, что финансисты часто читают лишь резюме, чтобы понять, стоит ли изучать проект или лучше отложить его “под сукно”. В этой статье мы рассмотрим пример резюме бизнес-плана и расскажем, как правильно его составлять, чтобы заинтересовать целевую особу.
Как получить одобрение на реализацию проекта?
Теперь, когда у вас есть план для проекта, вам необходимо получить одобрение заинтересованных сторон, чтобы приступить к выполнению проектной работы. Это одобрение важно, потому что вам нужна вовлеченность заинтересованных сторон, чтобы сделать проект успешным.
Запланируйте встречу специально для получения одобрения. Повестка дня встречи проста. Сначала представьте план проекта, чтобы заинтересованные стороны согласились с ним. Если возникают какие-либо проблемы, решайте их немедленно. При возникновении серьезных разногласий, вам, возможно, придется перенести процесс подписания, чтобы вы могли пересмотреть свой план.
Когда все согласятся, попросите их подписать проект, чтобы подтвердить свое согласие. Если вы не можете собрать всех в одном месте, то подойдет видеоконференция или конференцсвязь, но попросите их предоставить подписанный документ по факсу, электронной почте или обычной почтой.
Подписание плана проекта не похоже на подписание юридического документа. Вы никогда не будете возвращаться к своим заинтересованным сторонам и говорить: «Но вы подписали это!». Важно то, что заинтересованные стороны понимают, о чем проект, и соглашаются с ним.
Пятую часть вы можете почитать в статье: «Разработка графика реализации проекта. Часть 5»
Что еще интересного почитать
Управление изменениями в организации (Change Management)
22 февраля, 2019
Некачественное управление изменениями в организации способно разрушить перспективные…
33182
Основы ведения бизнеса. Что нужно знать начинающему предпринимателю
04 февраля, 2019
В данной статье мы рассмотрим основы ведения бизнеса, такие как прибыль, клиентов,…
32341
Принятие управленческих решений. Процесс, принципы и реализация
30 ноября, 2018
Принятие руководителем управленческих решений – это основная деятельность менеджмента.…
31544
10 основных моделей управления изменениями
16 февраля, 2020
Управление изменениями – это проверенная методология, используемая для помощи…
15283
Взаимодействие с клиентами. Этапы разработки правильной стратегии
11 августа, 2019
Обслуживание клиентов является краеугольным камнем вашего бизнеса. Это значит, что вы…
14373
Подведение итогов
Резюмируя вышесказанное:
- Для успешного старта какой-либо коммерческой деятельности необходимо тщательно спланировать будущий проект, составив подробный бизнес-план.
- Раздел, которому следует уделить особое внимание, после планирования, — это резюме бизнес-плана. В нем нужно кратко описать основные положения, перспективы и преимущества перед конкурентами. То есть почему именно Вам план достоин быть утвержденным на дальнейшее финансирование.
- Важно учитывать особенности отраслевой деятельности. Это покажет кредиторам, что вы качественно подошли к планированию проекта.
- И самое главное — убедительные доводы и сильные стороны требуется указать в резюме. Они доказывают окупаемость предприятия и внушают доверие инвесторов, которые не отложат Вам бизнес-план в долгий ящик.
Вот, собственно, из чего состоит профессионально составленное резюме бизнес-плана, на основе которого начинающий предприниматель получает все шансы на успешное начало своей хозяйственной деятельности, развитие бизнеса, получение прибыли, получение хорошего финансирование и дальнейшего расширения с перспективами на будущее.
