Жизненный цикл бизнес проекта: этапы и стадии развития проекта

295936

0

Составы ключевых этапов проекта

Автор статьи:

Султанов Искандер Анварович

Основатель Projectimo.ru

Свежие публикации автора:

Системный проект нормирования труда

Реализация проекта перевода учета на аутсорсинг

Ожидание сущностных изменений в инвестициях

Проникая в тонкости сокровенного знания о проектной практике, начинающий профессионал-PM или человек, готовящий себя стать проект-менеджером, должен свободно ориентироваться в основном терминологическом аппарате этого рода деятельности. Часто приходится слышать вопрос о том, как грамотно сформулировать этапы выполнения проекта. Действительно, это задача сложная. Но давайте сначала задумаемся, а принято ли в профессиональной среде оперировать понятием этапов? И в каких случаях это не только возможно, но и необходимо делать?

Что собой представляет жизненный цикл проекта

Проект – это не рутинная производственная деятельность. Он отличается ограниченными сроками исполнения. Понятие ЖЦП особенно распространено в экономике и менеджменте из-за специфики проектов. Жизненный цикл предполагает комплекс последовательных фаз. Их особенности зависят от потребностей компании, особенностей управленческих процессов. Цикл включает в себя различные этапы, которые реализуются в процессе исполнения проекта.

Каковы требования к проектно-сметной документации?

ЖЦП подразделяется на фазы. Это большие промежутки времени, которые выделяются по ряду характеристик. Фазы, в свою очередь, подразделяются на этапы. Точное количество фаз и этапов определить невозможно. Это зависит от особенностей конкретного проекта. Одновременно с этим составляющие цикла отличаются общими признаками. На основании фаз и этапов производится управление проектом.

Начало и окончание

ВАЖНО! Рекомендации по планированию от КонсультантПлюс доступны по ссылке

Для определения жизненного цикла нужно установить его начало и окончание. Началом исполнения можно считать следующие действия:

  • Начало финансирования деятельности.
  • Формирование идеи.
  • Дату инициирования исполнения запланированных работ.

Рассмотрим признаки завершения проекта:

  • Ввод объекта, полученного в ходе выполнения проекта, в эксплуатацию.
  • Исполнение ранее сформированных целей.
  • Завершение периода окупаемости трат.
  • Завершение финансирования.
  • Роспуск команды сотрудников, которые трудились над проектом.
  • Ликвидация.

Жизненный цикл – это протяженность времени от начала до окончания работ.

ЖЦП в инвестиционном режиме

Инвестиционный и инновационный проекты отличаются друг от друга. В чем именно заключается отличие между ними? Понятие инвестиционного проекта связано с субъектом, именуемым инвестором. Инвестор – лицо, вкладывающее средства с целью получения в будущем дохода и прибыли. Заказчик (если он не является инвестором) и PM обосновывают для инвестора вложение им финансовых средств, несут перед ним ответственность и предоставляют отчетность. Обоснование включает ответы на три главных вопроса.

  1. Какой размер совокупных затрат и вложений требуется?
  2. Какова доходность (рентабельность) проекта?
  3. Каков срок окупаемости вложений?

Следует заметить, что проект – обязательно мероприятие затратное, имеющее бюджет. Но не каждый проект является инвестиционным. Например, автоматизация, реинжиниринг бизнес-процессов, внедрение бюджетной системы управления не являются инвестиционными, поскольку их доходность и период окупаемости практически невозможно посчитать.

Под инвестиционным следует понимать окупаемый проект, в результате которого создается актив, способный принести прибыль и обеспечить инвестору доход, превышающий понесенные затраты. В связи с длительным характером таких этапов, как экспертиза, переговоры с инвестором и принятие решения о вложениях, жизненный цикл инвестиционного проекта имеет специфические особенности.

ЖЦ проекта
ЖЦ инвестиционного проекта

Фазы жизненного цикла

Фазы зависят от особенностей проекта. Рассмотрим фазы инвестиционного проекта:

  1. Подготовка. В этой фазе проводятся исследования, подбирается наилучший вариант проекта. Ведутся переговоры с контрагентами.
  2. Инвестирование. В этой фазе продаются акции или прочие финансовые инструменты. Компания получает средства для реализации идеи.
  3. Проект начинает эксплуатироваться в соответствии с планом.
  4. Постинвестиционное исследование, предполагающее анализ эффективности деятельности.

В большинстве проектов реализуется именно 4 фазы. Однако могут быть и двухфазные, и трехфазные проекты.

Стадии жизненного цикла

Нужно иметь в виду, что стадия может делиться над подстадию. Подобная разбивка нужна для удобства исполнения. Цикл делится на 4 стадии:

  1. Концептуальная стадия. На этом этапе проект только инициируется. Сформированная идея тщательно изучается. Составляется прогноз относительно прибыльности. Задаются цели и задачи проекта, определяется команда, на которую будет возложена работа. Менеджеру также необходимо определить источники финансирования. Это крайне важный этап. Если в этой стадии не будет проведен полноценный анализ, результаты деятельности могут быть неудовлетворительными.
  2. Планирование. Планирование представляет собой формирование плана проекта. План представляет собой заранее созданный порядок деятельности, перечень предстоящих задач, последовательность их решения. На этом этапе формируется стратегия, политика проекта, а также комплекс действий, которые нужны для достижения поставленных целей. Планирование также может включать в себя анализ прибыльности проекта, выявление возможных рисков. В дальнейшем деятельность работников будет сверяться именно с составленным проектом. Планирование касается всех стадий жизненного цикла. Сформированные решения должны обеспечивать достижение цели, реализацию проекта в сжатые сроки с минимальными затратами. Без планирования невозможна согласованная деятельность всех участников проекта. Именно на основании плана проводятся контрольные мероприятия, учет, а также оперативное управление. План должен быть утвержден руководителем.
  3. Реализация проекта. После того как план утвержден руководителем, его положения начинают реализовываться. Руководитель должен контролировать деятельность сотрудников. Как проводятся контрольные мероприятия? Менеджер осуществляет сбор информации о ходе работ, после чего полученные сведения сверяются с планом. Отклонения от плана должны быть исключены. Однако нужно иметь в виду, что полностью ликвидировать их нельзя. Существует допустимый уровень отклонений, который несущественно влияет на результаты деятельности. Если зафиксирован критический уровень отклонений, на их устранение могут быть выделены дополнительные ресурсы.
  4. Окончание проекта. Проект будет завершен тогда, когда истекут ранее установленные сроки. Однако для определения окончания работы нельзя ориентироваться только на сроки. Следует принимать во внимание также достижение поставленных целей. В некоторых случаях проект завершается раньше времени. Связано это может быть с ликвидацией, прекращением финансирования. В любом случае завершение проекта предполагает совершение определенных действий. Точный перечень этих действий зависит от особенностей проекта. Это может быть инвентаризация, передача оборудования на склад, сверка результатов подрядных проектов положениям договора. Крайне важной частью мероприятий по завершению проекта является формирование заключительного отчета.

Это самый примерный перечень стадий жизненного цикла. Точный перечень определяется спецификой проекта.

Что такое проект

Нельзя назвать проектом любую задумку или идею, которую невозможно реализовать. Это определенный механизм, цель которого состоит в достижении поставленной цели и внедрении разработки в практическую деятельность. Итак, признаки проекта:

  • Существует определенная дата начала процесса проектирования.
  • Когда заканчиваются этапы разработки проекта, нужно отметить в календаре или документах, если они есть, дату окончания работы или представить конечный результат.
  • Конечный результат проектирования должен быть новым, ранее неизвестным. Не обязательно при этом добиваться полной уникальности. Достаточно того, что результат будет открытием для членов команды, работающей над проектом.
  • Для разработки проекта необходимы определенные ресурсы. Они всегда ограничены.

Теперь можно сказать, что проектированием называется стройка квартиры, поиск работы, изучение иностранного языка, переход на другой распорядок дня. Этапы разработки проекта в каждом случае уникальны, но если вы можете реализовать вашу идею, воплотить ее в жизнь, то гораздо проще смотреть на все трудности как на ступени реализации, по которым вы будете подниматься еще выше.

Существует несколько видов исследований. Они различаются между собой по разным характеристикам.

Этапы разработки проекта

Особенности организации системы контроля

Ключевую роль в ЖЦ играют контрольные мероприятия. Эффективная система контроля базируется на этих принципах:

  1. Формирование четкого плана. Контроль предполагает сверку плановых и фактических показателей. По этой причине так важно составлять план. Это база для реализации контрольных мероприятий. Если требуется, положения плана можно менять. Однако коррекция не должна осуществляться слишком часто, так как это снизит эффективность контроля.
  2. Формирование четкой системы отчетности. В отчет вносятся сведения о состоянии проекта. Фактические показатели сравниваются с плановыми. Результаты должны быть зафиксированы в отчетности. В рамках сравнения используются одинаковые критерии. Важно оговорить сроки сдачи того или иного отчета. Информация, изложенная в документах, выносится на коллегиальное обсуждение.
  3. Создание полноценной системы анализа реальных показателей. Если в результате сверки фактических и плановых показателей обнаружились отклонения от плана, рассматривается их серьезность. Существуют допустимые отклонения, несущественно влияющие на конечные результаты деятельности. Однако важно обратить пристальное внимание на серьезные отклонения. Они могут негативно сказаться на итогах проекта. Как правило, ход проекта анализируется с точки зрения двух ключевых аспектов – сроки и стоимость. Некоторые задачи выполняются слишком долго. На реализацию других нужно слишком много средств.
  4. Создание системы анализа тенденций. Менеджер должен прогнозировать намечающиеся тенденции. То есть специалист определяет риски и проблемы, которые могут появиться в дальнейшем. К примеру, из компании ушел дизайнер. Менеджер понимает, что дизайнерская часть работы будет простаивать. То есть сроки исполнения этой задачи могут быть сорваны. Менеджер также прогнозирует увеличение затрат.
  5. Разработка эффективной системы реагирования. Последний этап контрольных мероприятий – действия, направленные на ликвидацию обнаруженных отклонений. Не все отклонения можно убрать. Если их ликвидация невозможна, план проекта редактируется.

Рекомендуется контролировать деятельность сотрудников на каждом этапе. Своевременное обнаружение мелких ошибок позволяет быстро их устранить и не допустить возникновения крупных недочетов.

Концептуальная стадия

Концептуальная стадия начинается с выявления противоречий: недостаток свободного времени, неусидчивость, скучный процесс, замена «общения» с книгой компьютерными играми, активностью в социальных сетях.

Проблемная ситуация как ключевое противоречие может быть определена так: непонимание учащихся, для чего нужно читать книгу.

Проблемная ситуация перерастает в проблему, которая может быть сформулирована следующим образом: отсутствие интереса к литературному чтению у учащихся.

Для определения проблематики нужно охватить всех участников проблемы: учащиеся, родители, учителя. Каждый из них может положительно или отрицательно повлиять на решение проблемы. Важно мотивировать всех участников проблемы на вовлечение детей в чтение (особая роль здесь отводится родителям).

Следующий этап концептуальной стадии проектирования — определение цели проектирования на основе сформулированной проблемы и установленной проблематики. Это ответственный этап фазы, поскольку часто цель подменяется самоцелью, формулируется ошибочная цель или происходит смешивание нескольких целей. Обычно, цель является антиподом проблемы. В данном примере цель — научить ребенка проявлять интерес к чтению литературы.

Заключительным этапом концептуальной фазы, но не менее сложным, является формулировка критериев, т.е. оценок достижения цели: увеличение к концу учебного года количества прочитанных произведений каждым учащимся, повышение среднего балла детей по литературному чтению.

Пример фаз жизненного цикла

Как уже говорилось ранее, структура ЖЦ зависит от конкретного проекта. Рассмотрим пример фаз для строительной компании:

  1. Прединвестиционная. Проводятся предварительные исследования, включающие анализ развития региона, создание инвестиционной идеи, ее согласование с руководителями, составление оферт. Оценивается жизнеспособность проекта, проводятся экспертизы. Формируется предварительный план. Вторая подфаза – создание проектно-сметной документации и подготовка к работам. На этом этапе формируется план проектно-изыскательных работ, согласуется проект, утверждается рабочая документация. На этой же фазе приобретается земельный участок под строительство. Требуется получить разрешение на строительные работы.
  2. Инвестиционная или строительная. Первая подфаза – составление контрактов, тендеров. Вторая подфаза – сами строительно-монтажные работы. На этом этапе формируется оперативный план строительства, графики работы оборудования. На этой фазе обязателен контроль деятельности сотрудников. Оплачивается работа подрядчиков. Третья подфаза – окончание строительной фазы. Включает в себя пуско-наладочные работы, сдачу-приемку, анализ итогов работы.
  3. Эксплуатационная. Включает в себя непосредственно эксплуатацию объекта, ремонтные работы.
  4. Завершение. Предполагает вывод объекта из эксплуатации, демонтаж.

Это стандартный проект на 4 фазы, в котором есть начало и завершение.

Этапы процессов организации исполнения

Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.

  1. Набор команды проекта. На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей. Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.
  2. Выбор поставщиков. Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками. Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.
  3. Обеспечение надлежащего качества работ. В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.
  4. Обеспечение координации работ и исполнителей. Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.
  5. Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон. Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.
  6. Организация развития команды. Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.
  7. Организация распределения информации. Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.

В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.

Структура жизненного цикла

Структура цикла проекта включает в себя различные процессы:

  • Организационные. Включают в себя управление проектом, формирование инфраструктуры, анализ жизненного цикла, учебные мероприятия.
  • Основные. Включают в себя покупку ресурсов и их поставку, разработку, ввод в эксплуатацию и в эксплуатацию, сопроводительные мероприятия.
  • Вспомогательные. Это документооборот, управление конфигураций, работа над повышением качества, верификация, аттестация, оценка и работа с проблемными моментами.

Все эти процессы взаимосвязаны. Грамотность организационных процессов обеспечивает успешность прочих процессов.

Стадия моделирования

На стадии моделирования учитель строит разные варианты (модели) достижения цели и выбирает наиболее подходящий (оптимальный) данному контингенту учащихся по возрасту, уровню интеллекта, образовательной программе.

Например:

  • увеличить количество обязательной к прочтению литературы (этот вариант может вызвать негативную реакцию школьников);
  • ставить оценки за каждую дополнительно прочитанную книгу (мотивирована будет небольшая группа учеников);
  • предложить выполнить литературный творческий проект по прочитанным книгам (возникнет интерес, который в процессе выполнения проекта перерастет в навык анализа прочитанного).

Оптимальной моделью является выполнение литературного творческого проекта.

Главные процессы и их характеристика

Рассмотрим базовые процессы, входящие в структуру жизненного цикла:

  • Приобретение. Заказчик выявляет потребности, которые могут возникнуть в ходе проекта, и делает соответствующие покупки.
  • Поставка. Составляется договор, формируется ОСУ проекта, а также технические требования. Производится поставка в соответствии с положениями, указанными в договоре.
  • Разработка. Происходит работа над объектом проекта.
  • Эксплуатация. Включает в себя формирование эксплуатационных стандартов, тестирование.

КСТАТИ! Процессы также могут быть вспомогательными. К ним относится документирование, контроль над качеством, аттестация.

Эксплуатационная фаза

Большая часть жизненного цикла инвестиций – это эксплуатационная фаза. На нее приходится 90-95 процентов всего времени.

Эксплуатационная фаза

Проект считается тем эффективнее, чем длиннее эта стадия. В это время:

  • организуют производство;
  • получают сертификаты на продукт;
  • продвигают его на рынке;
  • организуют сервисное обслуживание (при необходимости ремонта и гарантийного обслуживания продукции);
  • управляют производством, учитывая рыночные изменения;
  • отслеживают эффективность производства;
  • определяют момент снижения интереса потребителей к продукту и находят способы его поддержания.

Затраты на этой стадии остаются стабильными.

Модели жизненного цикла

Модель жизненного цикла помогает понять особенности исполнения работы. В частности, модель – это подробное описание последовательности необходимых действий. Это совокупность действий, нужных для достижения цели. Модели зависят от специфики проекта. Общие модели выявить достаточно трудно. Рассмотрим модели цикла, актуальные при разработке программного обеспечения:

  1. Каскадные. Включают в себя традиционную, итерационную модель.
  2. Эволюционные. Это модель оперативного прототипирования, спиральная модель.
  3. Инкрементная. Относится к типу фундаментальных моделей.

Это лишь малая часть моделей жизненного цикла. Рассмотрим модели подробнее:

  • Каскадная модель. Предполагает последовательное исполнение действий. Характеризуется наличием четкого плана, комплекса задач по каждому действию, наличием промежуточных этапов, по окончании каждого из которых проводится контроль.
  • Спиральная модель. Актуальна для цикличной работы. На каждом витке анализируется эффективность разработки и ее соответствие фактическим затратам. Основное отличие спиральной модели – наличие определенного риска. Это может быть недостаток в специалистах, большие затраты, риск сорвать сроки, утрата актуальности идеи за время ее реализации, отсутствие необходимых ресурсов, несогласованная работа подразделений.
  • Инкрементная модель. Она используется в том случае, если работа идет над масштабным проектом, в который вовлечено множество сотрудников. Предполагает разделение рабочего процесса на мелкие составляющие. Преимуществом этой модели является возможность разделения финансирования. Для реализации проекта не обязательно получать ресурсы на первом этапе. Финансирование может производиться поэтапно. Инкрементная модель обеспечивает надежный контроль над каждым этапом работ, а также уменьшение рисков.

Как выбрать подходящую модель? Подбор зависит от ресурсов компании, масштабности проекта, особенностей финансирования.

Ликвидационная стадия

На этой стадии, где происходит остановка производства и распродажа активов, важно определить точку невозврата. Сложность в том, что спрос на продукции ещё может существовать, но рентабельность уже снижается, что снижает и средневзвешенную стоимость капитала. Это становится сигналом к завершению производства и/или создания более эффективных условий производства.

Основные этапы ликвидационной стадии проекта.

Окончательная ликвидация может проходить быстро, но может и значительно растягиваться во времени, проходя два этапа:

  1. Демонтаж оборудования и переоснащение помещений для новых инвестиционных проектов.
  2. Реализация устаревшего для данного проекта оборудования на вторичном рынке. Если оборудование ориентировано на специфическую продукцию с ещё сохранившимся спросом, и оно по-прежнему имеет запас прочности до физического износа, его покупают мелкие предприятия для возобновления цикла в более мелких масштабах. Если нет, оборудование может быть реализовано в качестве металлолома.

В функционально-динамическом аспекте управления на первых двух стадиях основное значение имеет управление инвестициями, а на эксплуатационной – управление капиталом. При этом управление рисками – составная часть процесса на любой стадии – меняется только специфика. Предынвестиционная стадия связана с рисками, зависящими от ошибок в бизнес-плане (неверные прогнозы ставки дисконтирования, уровня спроса и др.). В инвестиционной стадии на первый план выходят риски срыва строительного процесса из-за задержек строителей или технологических проблем. На эксплуатационной стадии сохраняются технологические риски, связанные с авариями, и финансовые, связанные с платёжеспособностью, однако в целом на этой стадии уровни риска ниже, чем на предыдущих.

Что дает определение жизненного цикла проекта

Определение цикла проекта обеспечивает достижение следующих целей:

  • Создание структуры проекта, которая облегчает работу.
  • Прогнозирование сроков исполнения проекта.
  • Осуществление всех работ по запуску: поиск партнеров, подготовка сотрудников, работа над документацией.
  • Осуществление всех работ по завершению: инвентаризация, контроль и оценка результатов работы.
  • Понимание сотрудниками масштабов предстоящей работы.
  • Обеспечение согласованности деятельности всех подразделений.
  • Анализ достаточности ресурсов компании для исполнения проекта.

Понимание жизненного цикла играет важную роль в организационной деятельности. Менеджер должен ясно понимать структуру проекта. Это способствует установлению адекватных сроков работы, помогает прогнозировать результаты.

Какие системы учета и автоматизации существуют на каждом этапе жизненного цикла

Прогнозирование успеха конечного результата играет важную роль на этапе его жизненного цикла, особенно, на начальных его стадиях. Современные технологии, базы данных, техническая информация способны в разы улучшить систему учета правильных проектных решений.

Сфера IT позволяет делать это автоматически, благодаря профессиональному программному обеспечению и соответствующих специалистов. Далее будет приведен список основных систем учета и автоматизации с их описанием:

  • Product Data Management (PDM). Для управления данными проекта.
  • Computer Aided Design (CAD). Автоматическое управление проектом.
  • Manufacturing (Material) Requirement Planning (MRP II). Производственное планирование.
  • Supply Chain Management (SCM). Менеджмент поставок оборудования, товаров.
  • Collaborative Product Commerce (CPC). Система совместного ведения бизнеса в электронном формате.
  • Customer Relationship Management (CRM). Менеджмент взаиморасчетов с заказчиками проекта.

Это лишь малая часть всех систем автоматизации, учета жизненного цикла производимых работ. Данные автоматизированные системы периодически модернизируются, разрабатываются новые и внедряются в современную жизнь.

Функции участников проекта

Над проектом работает команда сотрудников. Рассмотрим подробнее ключевые фигуры, участвующие в работе:

  • Инвестор. Это ЮЛ или ФЛ, которые финансируют проект с целью извлечения прибыли в дальнейшем.
  • Проектировщики. Эти сотрудники, которые работают над проектно-сметной документацией. Лица, ответственные за эту деятельность, – это инженеры или архитекторы.
  • Поставщик. Это лицо, обеспечивающее проект оборудованием и материалами.
  • Консультанты. Как правило, это представители сторонних компаний.
  • Руководитель. ЮЛ, которому передаются функции по управлению проектом.
  • Команда проекта. Формируется для эффективной согласованной деятельности.
  • Лицензиар. Лицо, владеющее лицензией на научно-техническую разработку, используемую в рамках проекта.

Участником также может являться банковское учреждение, финансирующее деятельность. Чем масштабнее проект, тем больше лиц принимает в нем участие. Сотрудников не должно быть больше, чем нужно, так как это увеличит затраты. Однако недостаток специалистов – это серьезный недостаток ресурса.

Рейтинг
( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: