Итальянец Парето увидел, что в Италии 20% населения контролирует 80% всех её богатств. И эта закономерность распространена не только там. Анализ любого государства давал подобное соотношение.
Такой дисбаланс относится не только к природным богатствам. Всем социальным и экономическим процессам присуще такое неравномерное распределение.
Правило Парето считается закономерностью, по которой, приложив 20% усилий можно получить 80% результата. И наоборот.
Но, правило Парето – это не закон, это наблюдение, что многое в нашей жизни распределено неравномерно.
Это означает:
- 20% приложенных усилий позволяет реализовать 80% желаний;
- 20% людей, которые трудятся, производят 80% продукции;
- 20% ошибочных действий вызывают 80% проблем;
- 20% покупателей приносят 80% дохода.
Глубже о принципе Парето 80/20
Асиммитричных примеров можно приводить много. А вот использовать эту идею нужно с осторожностью. Многие заблуждаются, считая, что 20 и 80 складываются, в результате имея 100. Числа этого не делают!
Рассмотрим простой пример. Рабочие, их 20%, создают 30% результата. Могут? Могут и 50, 60, 80 или 100%. Пусть в коллективе из 100 человек 20 работников выполняют всю работу. А остальные 80 рабочих ничего не делают. Получается, что именно 20% работников сделали 100% всей работы.
Поэтому правило 20/80 или наоборот, слишком грубое руководство по типичному распределению. Даже сами цифры 20 и 80 не должны и не бывают точными. Большинство вещей в мире и частной жизни каждого из нас распределено неравномерно. Это факт, что одни люди вносят больший вклад, чем другие.
Что значит неравномерное распределение вещей? Ключевым фактором здесь будет то, что внести одинаковую сумму каждая единица работы не может.
Конечно, было бы идеально: каждый работник приложил одинаковые усилия, каждая функция одинаково ценится пользователями, каждый промах был бы одинаково важен. Планировать тогда очень просто! А ведь в реальности это не всегда так.
По правилу Парето большая часть вещей распределена не равномерно. Из 10 идей 1 будет удачной. Эта удачная вещь/идея приводит к зеленой линии, к большинству влияния группы.
Но, всегда есть желание, чтобы жизнь походила на красную линию. Где вложения каждой части идут в равной степени. А это зачастую так не всегда происходит.
Когда использовать диаграмму Парето
Она используется в случаях, когда:
- данных много и их нужно систематизировать;
- вы хотите сообщить заинтересованным сторонам о главных проблемах;
- есть необходимость расставить приоритеты в задачах;
- нужно проанализировать относительную важность данных.
Диаграмма Парето может помочь вам быстро определить наиболее важные факторы, влияющие на эффективность процесса в целом. Но выборка проблем, которые нужно исправить, это еще не все. Требуется дополнительный анализ затрат и выгод. Если у вас есть 1 фактор, «ответственный» за 50% проблем, и другие 3 фактора, вызывающих в общей сложности 30%, не спешите принимать очевидное, казалось бы, решение. Возможно, устранение основного фактора будет стоить вам миллионы рублей. Тогда как исправить остальные 3 обойдется гораздо дешевле. В таком случае нужно исходить из экономической целесообразности и валовой маржи, а не отталкиваться от места, которое проблема занимает в анализе Парето.
Образ жизни 80/20
Чтобы начать жить 80/20 сегодня, вам нужно сделать только одно – сосредоточить свои силы на том, что вам нравится.
Неполный рабочий день – неполная страсть.
Многие люди работают полный рабочий день и работают в нерабочее время, занимаясь бизнесом, хобби или творческим талантам. Если это про вас то, скорее всего, ваше соотношение не 80/20, а скорее всего ближе к 20/80.
Вы тратите слишком много времени на работу, которая вам не нравится, вы, вероятно, не очень мотивированы делать это хорошо, поэтому вы не попадаете в жизненно важные 80/20 сотрудников для этой компании, и к тому времени, когда вы вернетесь домой, вы будете слишком уставшими, чтобы тратить время на свои увлечения. Вы чувствуете, что быстро идете в никуда.
Такой образ жизни никому не подходит, так как все отношения попадают в 80 процентов, которые производят 20 процентов ценности. Вы получаете от этого очень мало, а люди, на которых вы работаете, получают от вас очень мало.
Если все вышеперечисленное описывает вашу ситуацию, то вам нужно начать изменять эти соотношения. Сократите время, тратимое на работу, которая вам не нравится, и увеличьте количество времени, которое вы тратите на свое любимое дело.
Вы скажите, что не можете этого сделать, потому что вам нужны деньги, но я подозреваю, что на самом деле вам нужно не так много, как вы думаете.
Большинство людей могут жить за счет неполного рабочего дня, но предпочитают работать больше, потому что они хотят большего. Вы можете видеть, как ваши сверстники наслаждаются материальными благами, которые создают в вас желания.
Ваши желания начинают перевешивать ваши потребности, что, вероятно, является самой большой ловушкой в нашем современном, основанном на рекламе, материалистическом обществе.
Конечно, вы не должны жить как нищий, но ваше настоящее счастье в том, что вы тратите время дела, которые вам нравится больше всего, а не в том, что зарабатываете больше денег.
Погоня за долларом ради доллара не работает. Погоня за страстью часто приводит к большему доходу, потому что качество вашей продукции улучшается.
Сфокусируйтесь на увеличении инвестиций в ваши основные сильные стороны, и вы будете пожинать плоды.
Сократите свое рабочее время до трех дней в неделю и потратьте больше часов на привлечение клиентов, бронирование билетов на концерты, на то, чтобы найти временя для написания романа, разработки вашего изобретения, кодирования вашего программного обеспечения, на поиск инвесторов, или на то, что вы действительно хотите сделать.
Для тех из вас, кто не намерен превращать свои увлечения в прибыльные предприятия, генерирующие деньги, это все еще хороший вариант. Если деньги — это не ваша главная забота, а, например, музыка, почему вы тратите так много времени, чтобы заработать больше денег, чем вам нужно?
Да, важно планировать будущее и строить активы, но очевидно, что для вашей музыкальной души это не то, что должно отнимать большую часть вашего времени и сил. Вы можете быть счастливы без этого особняка у моря, и вы никогда не узнаете, если вы потратите больше времени на свою музыку, то возможные продажи альбомов могут однажды привести к этому особняку у моря.
Если нет, то, по крайней мере, вы будете намного счастливее, если будете следовать своему энтузиазму, а не деньгам.
Если финансовая свобода важна для вас и большая часть ваших планов рассматривается на этой ступени как на первом этапе и работает над преобразованием ваших увлечений в предложения, приносящие доход.
Развивайте свой бизнес клиент за клиентом, концерт за концертом или продажа за продажей. Продолжайте корректировать соотношение времени работы и увлечения по мере роста вашего бизнеса, чтобы поддержать вас, и вам больше не нужен ваш доход от работы. Ищите действия 80/20 во всем, что вы делаете, и избавляйтесь от неэффективности, как только можете.
Определите «центральный узел»
Когда вы составите список действий и увидите сколько тратите времени на каждое, вы поймёте, правильно ли расходуете свои часы. Предположим, есть задача заработать в этом месяце больше, чем в прошлом. Для её достижения нужно «расчертить» свой рабочий день. Посмотрите сколько времени вы отводите на коммуникацию с клиентами, сколько на сбор информации для профессионального развития и сколько на просмотр социальных сетей и совещания с коллегами. Уже на этом этапе можно выявить «важное» и, ради цели, отказаться от и .
Рассмотрите каждое из этих действий глубже. Если вы видите, что большая часть времени, которая уходит на контакт с напарниками даёт только 20% профессионального результата, то вам нужно сократить участие в таких переговорах. Сместите фокус общения в сторону только рабочих тем и тех сотрудников, которые помогут добиться большего.
То же самое касается клиентов. Согласно правилу, 2 из 10 заказчиков дадут 80% результата. Определите, с кем из них сможете заработать больше и сосредоточьтесь на общении с ними.
С ходом времени приоритеты смещаются. Поэтому периодически пересматривайте список и выявляйте новые «центральные узлы».
Принцип Парето в быту
Невозможно кардинально улучшить качество жизни, не меняя при этом образа мыслей и действий. Давно замечено, что в погоне за счастьем и успехом мы в большинстве случаев предпринимаем значительно больше усилий, чем это необходимо. На самом деле, чтобы прекратить ежедневную «мышиную возню» и обрести ощущение счастья уже в ближайшей перспективе чаще всего вполне достаточно делать лишь то немногое, что доставляет нам удовольствие.
Как поясняет Ричард Кох, автор бестселлеров «Принцип 80/20» и «Жить по принципу 80/20», основа принципа лежат два главных постулата: А. Закон фокуса: Меньше – значит больше. Б. Закон прогресса: Большее создается посредством меньшего.
Идея фокуса сводится к тому, что правильная фокусировка и воплощение в действии 20% усилий позволяет нам реализовать 80% своих желаний. Усилия, предпринимаемые сверх этих 20% чаще сводятся к потере времени и сил. Правильно фокусировать внимание и усилия – значит уметь определять вещи, имеющие для нас первоочередное значение, главные ценности, наполняющие жизнь смыслом и ярким содержанием. С этим умением приходит и понимание закона фокуса – меньше, значит больше.
Идея прогресса утверждает, что мы можем добиваться и обретать большее, затрачивая меньше времени и сил. Нам действительно не нужно делать все. Необходимо и достаточно научиться делать только то, что приносит результат. В этом и состоит суть принципа Парето, который в своей оригинальной версии звучит так:
«20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата».
Научиться использовать это правило, укоренить его в привычках, образе мыслей и действиях – значит полностью и качественно поменять жизнь, обрести те преимущества, мимо которых ежедневно и привычно проходит 80% нашего окружения. При творческом корректном подходе принцип работает в бизнесе, самосовершенствовании, отношениях, социальных моделях – практически везде, где так или иначе присутствует человек и его жизненные интересы.
Шаги по созданию диаграммы Парето
Мы пройдем путь создания диаграммы Парето в Excel пошагово, чтобы было понятно, откуда и как берутся данные и какое значение они имеют.
Выберите данные
Перечислите данные, которые необходимо сравнить. Данные могут быть списком проблем, элементов или категорий причин. Например, давать анализ трафика по каналам или скорости обработки данных.
Чтобы лучше понять, как применяется анализ Парето, давайте рассмотрим пример, в котором менеджер по маркетингу хочет проанализировать основные причины, влияющие на эффективную работу коллцентра. Для анализа он использует данные из системы сквозной аналитики — список факторов, которые способствовали возникновению проблемы.
Выберите формат данных
Данные могут быть измерены со следующих точек зрения:
- Частота — например, количество случаев возникновения проблемы.
- Продолжительность — сколько времени это займет.
- Стоимость — сколько ресурсов это требует.
В нашем сценарии мы возьмем количество раз или частоту, когда наблюдалась конкретная проблема за определенный период.
Выберите временной период
Следующим шагом является выбор продолжительности анализа данных, например, месяц, квартал или год. В нашем сценарии возьмем ряд жалоб, поступивших за последний месяц работы коллцентра, чтобы проанализировать основные причины снижения эффективности и сделать онлайн-ритейл лучше.
Рассчитайте процент
После сбора данных поместите их в таблицу. В нашем примере она выглядит так:
| Проблема | Частота |
| Ошибки в переключении на специалиста | 10 |
| Недостаток информации у оператора | 30 |
| Несоблюдение разговорного скрипта | 40 |
| Ошибки в передаваемой информации | 18 |
| Другие | 2 |
| ИТОГО | 100 |
Затем создайте столбец «Процент». Рассчитайте процентное соотношение каждого типа проблемы, разделив значение частоты на «Итого» и умножив полученную цифру на 100%. Например, для строки «Другие» это выглядит так: (2:100)*100%=2%
| Проблема | Частота | Процент |
| Ошибки в переключении на специалиста | 10 | 10% |
| Недостаток информации у оператора | 30 | 30% |
| Несоблюдение разговорного скрипта | 40 | 40% |
| Ошибки в передаваемой информации | 18 | 18% |
| Другие | 2 | 2% |
| ВСЕГО | 100 | 100% |
Отсортируйте данные по возрастанию
Отсортируйте процентное соотношение от наибольшего к наименьшему. Если вы делаете таблицу в Excel, воспользуйтесь меню «Данные» — «Сортировка». Отсортированные столбцы примут следующий вид.
| Проблема | Частота | Процент |
| Несоблюдение разговорного скрипта | 40 | 40% |
| Недостаток информации у оператора | 30 | 30% |
| Ошибки в передаваемой информации | 18 | 18% |
| Ошибки в переключении на специалиста | 10 | 10% |
| Другие | 2 | 2% |
| ВСЕГО | 100 | 100% |
Рассчитайте совокупный процент
Совокупный процент рассчитывается путем прибавления процента текущей категории к проценту предыдущей категории причин. Значение последнего совокупного процента всегда будет равно 100%.
В первой строке таблицы значение совокупного процента не меняется и всегда равно значению процента. Это самая частая категория или проблема после сортировки по убыванию значений. В нашем примере это 40%.
Для остальных строк нужно сложить текущее значение процента с процентным значением выше. Например, для недостатка информации у оператора совокупный процент будет равняться 40+30=70%.
| Проблема | Частота | Процент | Совокупный процент |
| Несоблюдение разговорного скрипта | 40 | 40% | 40% |
| Недостаток информации у оператора | 30 | 30% | 70% |
| Ошибки в передаваемой информации | 18 | 18% | 88% |
| Ошибки в переключении на специалиста | 10 | 10% | 98% |
| Другие | 2 | 2% | 100% |
| ВСЕГО | 100 |
Постройте гистограмму
На основе полученных данных создайте гистограмму с осью X, обозначающей различные причины проблем. По оси Y должны располагаться частота случаев, когда возникали проблемы, и их совокупный процент.
Чтобы создать гистограмму в Excel, как в нашем примере, выделите таблицу целиком, кроме строки «Итого». Выберите в меню «Вставка» — «Диаграммы» — «Гистограмма с группировкой». На получившейся гистограмме щелкните значок воронки и уберите из фильтров диаграммы данные по процентам.
У вас должно получиться следующее представление:
Нарисуйте линейный график совокупного процента
Нарисуйте линейный график, соединив значения совокупных процентов. Для этого в Excel выделите на диаграмме столбцы совокупного процента, щелкните правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт «Изменить тип диаграммы для ряда».
В открывшемся окне задайте следующие значения для столбца «Совокупный процент»: график типа «Линия» и отметьте галочкой, что это вспомогательная ось.
Диаграмма приобретет следующий вид:
Проанализируйте диаграмму Парето
Проверьте линию совокупного процента, которая начинается от 80% по оси Y, а затем опускается ниже по оси X, к началу графика. Эта часть — и есть то, что составляет «жизненно важные» факторы.
Остальная часть графика относится к тривиальным. На основе диаграммы Парето применяется принцип Парето или правило 80/20. Так мы можем наглядно увидеть, какие улучшения дадут максимальный результат на рынке. В нашем сценарии первые 2 причины составляют 80% проблем.
Как работает принцип 80/20
Стоит внимательно и непредвзято посмотреть вокруг и мы придем к выводу: в самых разных сферах жизни принцип Парето в каком-то приближении проявляет себя с удивительным постоянством. Точность этого соотношения может варьироваться, но главный вывод всегда работает: большинство проявленных эффектов – есть следствие меньшинства причин.
Принцип Парето применим как в профессиональной среде, так и в личной жизни. Главное – понимание того, что в каждый момент времени мы можем определить и использовать для себя то малое, что может дать нам многое. С другой стороны, упростив жизнь, путем выметания из нее того, что не работает и не соответствует нашим ценностям, мы легче определяем ценное малое и достигаем с его помощью желаемых больших результатов.
Пример. Вы можете провести день с близким человеком, но к вечеру услышать от него, что в последнее время вы почти не уделяете ему внимания. А можете уделить ему всего лишь один час вместо четырех и этот час запомнится ему и вам на всю жизнь. Секрет прост: в первом случае вы на самом деле полностью не посвятили ему ни минуты, периодически отвлекаясь на телевизор, звонки по телефону или обсуждение пустых второстепенных вещей. Во втором подарили человеку все свое внимание, поставив акцент на качестве общения, а не на количестве часов, проведенных вместе.
В решении относительно простых задач, где основной критерий успеха – количественный фактор, действительно, часто удается определить для себя те 20% причин, которые позволят достичь 80% результата или же приблизиться к соотношению 20/70, а в исключительных случаях и к 10/90. Строго говоря, правильнее и полезнее избавиться от жесткого процентного соотношения и руководствоваться логикой самого принципа. И этого вполне достаточно для того, чтобы значительно быстрее, эффективнее и комфортнее приближаться к намеченной цели. Подкрепим сказанное примерами …
Что такое диаграмма Парето
Есть 7 основных инструментов анализа данных. В их число входят блок-схемы, чек-листы, интеллект-карты и различные виды диаграмм вроде когортного анализа и диаграммы Парето.
Диаграмма Парето — это статистическая диаграмма, которая упорядочивает причины или проблемы в порядке убывания их частоты и их совокупного воздействия. Это помогает выделить наиболее важные факторы из целой группы. При контроле качества он часто используется для обозначения наиболее распространенных источников проблем или наиболее частого их возникновения.
Диаграмма Парето имеет гистограмму и линейный график, сосуществующие вместе. В диаграмме Парето есть 1 ось X и 2 оси Y. Левая ось абсцисс — это количество раз или частота возникновения проблем. Правая ось Y — совокупный процент проблем. Проблема с наибольшей частотой располагается первой.
Гистограмма представляет проблемы в порядке убывания. Линейный график представляет совокупный процент в порядке возрастания.
Принцип 80/20 и изучение языка
В арсенале многих существующих языков можно насчитать до миллиона с лишним слов. С точки зрения принципа Парето слово лишним вовсе не является преувеличением. Для реального повседневного общения нам чаще всего оказывается вполне достаточно и нескольких сотен и, тем более, нескольких тысяч.
Пополнив свой словарный запас несколькими тысячами часто используемых слов, вы вполне сможете общаться на бытовом уровне. Разумеется, для общения на узкоспециализированные темы вам придется расширить свои знания, но во всех остальных случаях эти дополнительные знания скорее всего так и останутся невостребованными. Таким образом, вы сознательно снижаете планку, фокусируясь на аспекте разговорной речи и достигаете нужного вам результата без особых усилий всего за несколько месяцев. Главное условие достижения результата – не унылое заучивание сотен мертворожденных слов, а практика живого общения с носителями.
Закон Парето и диета
Для того, чтобы достичь кардинальных улучшений, достаточно изменить свой ежедневный рацион на начальной стадии выдерживания диеты всего на 20%. Так если вы сторонник палео-диеты (рациона наших древнейших предков), для достижения эффекта достаточно исключить из рациона молочное и зерно. Тогда то, продолжите ли вы употреблять бобовые или нет никак не повлияет на конечный результат. Здесь важно использовать принцип – не размышлять о том, на сколько килограмм за месяц вы похудеете, если полностью перестроите весь рацион, а исключить из повседневного меню несколько ингредиентов, которые способны в обозримой перспективе принести ощутимый результат. Уже далее, основываясь на нем, вы можете достигать больших перемен в дальнейшем.
Зачем тратить сотни долларов на экзотические соки и «чистки» если можно хотя бы на месяц исключить зерновые и молочные? Поэкспериментируйте и убедитесь сами …
Закон Парето и фитнес
Ощутимого и приятного прогресса в фитнесе можно достичь где угодно, без сложной программы тренировок, вне навороченного железом и электроникой спортзала и «валютного» тренера. Достичь результата можно, используя собственный вес и спринтерские пробежки. Нужно просто начать работать над несколькими упражнениями, сконцентрироваться на них и сделать их привычкой. Поработайте месяц со своим весом по 20 минут в день, сочетая упражнения с диетой и спринтами и после оцените результат.
Закон Парето и бизнес
Вопреки распространенному мнению: что «клиент всегда прав», на практике это правило чаще не работает. Тем не менее, менеджеры по работе с клиентами часто получают от руководства установку удерживать клиентуру буквально любой ценой, даже если те затягивают с расчетами, сопровождая общение с персоналом постоянным недовольством. При минимальной конверсии, реальный убыток от одного такого клиента может составить десятки тысяч $. Не меняют ситуации и уступки в виде программ лояльности и пр. Такие клиенты безусловно попадают в категорию тех, кто настроен заплатить поменьше и получить побольше, медленно но верно затягивая петлю на шее даже самого успешного бизнеса.
Для того, чтобы кардинально изменить ситуацию достаточно просто избавиться от подобных клиентов, добавив преференций тем оставшимся, кто лоялен в отношении к компании и приносит ей постоянный доход, не обременяя при этом менеджмент головной болью.
Любопытная статистика, подтверждающая работоспособность принципа 80/20 собрана для многих областей нашей жизни. К примеру:
- Если вы автор блога, то вероятно обратили внимание: 80% ценного трафика генерирует вам 20% постов.
- Если ваш бизнес связан с торговлей, то 80% прибыли вы получаете за счет продажи 20% товарной линейки.
- В статье расходы 20% ваших счетов составляет 80% от общей суммы ваших расходов.
Имея сайт в интернете не стоит сосредотачиваться на всех маркетинговых каналах – достаточно оценить уже имеющуюся статистику по основным источникам трафика за 90 дней и сконцентрировать на них все внимание и средства. Остальные, по крайней мере временно, можно оставить. Оцените результат через 90 дней.
Анализ источников дохода и сопоставление его с объемом приложенных усилий в расчете на каждый иногда приводит к неожиданным результатам. Вы можете обнаружить, что систематически проходите мимо простого, доступного и быстрого потока доходов, расположенного буквально на расстоянии вытянутой руки. Фокусируя внимание на потоках, существенно покрывающих инвестиции все внимание, попутно избавьтесь от убыточных или вялотекущих бесперспективных каналов. Оцените результат спусти 3 месяца.
Совершенных людей, как и результатов их труда, нет и быть не может. В большинстве случаев достаточно иметь хороший результат и помнить, что перфекционист, сидящий в вас и пользующийся абсолютной властью над вашим временем, эмоциями и энергией – это сильнейший тормоз на пути к вашей эффективности и удовлетворенности жизнью. Научитесь довольствоваться «хорошо», а не «безупречно».
Любое наше начинание можно проанализировать с точки зрения принципа Парето и определить для себя ключевые точки приложения усилий. Осторожность в использовании критерия Парето требуется тогда, когда нам предстоит осуществление сложного, ответственного дела, где придется выложиться по полной. Здесь качеству результата отводится ключевой приоритет и жертвовать временем и усилиями даже в каком-то одном, пусть даже трудновыполнимом аспекте, – значит ставить под сомнение успех всего начинания.
Для любого правила есть исключения. Возможно вы дирижер, генеральный конструктор или, к примеру, сурдопереводчик, озвучивающий текст на поминальной церемонии. В этом случае знание основ своей профессии в мелочах не предполагает компромиссов. Если, разумеется, вы не заинтересованы общаться со своей аудиторией на языке жестов, как этот товарищ:
Где проявляется в жизни: примеры
Сторонники принципа говорят, что он проявляется везде, если только присмотреться:
В законе. В 80% всех аварий виноваты только 20% водителей.
В экономике. 20% работающего населения обеспечивает 80% пенсионеров. Остальные не работают, не платят налоги и т.д.
В науке. 20% ученых совершают 80% открытий и создают 80% изобретений.
В торговле. 80% прибыли компании приносят 20% клиентов. 80% продаж приходится на 20% продуктов.
В производительности. 80% работы занимает 20% времени времени. 80% прибыли приносят лишь 20% сотрудников.
В быту. 80% всего времени человек носит 20% одежды, которая есть у него в гардеробе.
В хобби. Только 20% книг дают 80% полезных знаний и умений, которые пригодятся нам в жизни.
В изучении иностранных языков. Для повседневного общения достаточно выучить 20% слов.
В похудении. Чтобы сбросить лишний вес, достаточно есть на 20% меньше обычного — дефицит калорий приносит 80% результата.
В реальной жизни цифры не настолько точные, но в целом закономерность неравномерного распределения усилий прослеживается везде.
